Back Office Coordinator

Sie verfolgen Leads, um potenzielle Käufer oder Verkäufer zu qualifizieren und hochwertige Opportunities an Makler weiterzuleiten. Du verwaltest die Terminplanung, versendest Exposés und Immobilieninformationen und koordinierst die Zusammenarbeit zwischen Maklern, Kunden und dem Marketingteam.

Sie werden das CRM sorgfältig pflegen — indem Sie Datensätze aktualisieren, Interaktionen verfolgen, die Datenintegrität verwalten und nach Bedarf Berichte erstellen. Außerdem bereitest du Vertragsdokumente vor und koordinierst sie (z. B. Widerrufsbelehrung, Agenturverträge) und stellen die Einhaltung gesetzlicher und interner Standards sicher.

Im Rahmen Ihrer Koordinationsaufgaben unterstützen Sie die Agenten bei der Erledigung von Backoffice-Aufgaben: Verwaltung von Vorlagen, Nachverfolgung von Fristen und Organisation von Immobilienakten. Du stellst sicher, dass nichts ins Stocken gerät — jeder Kunde wird rechtzeitig auf den neuesten Stand gebracht, jedes Dokument ist in Ordnung und die Agenten haben alles, was sie für ein erstklassiges Erlebnis benötigen.

Tägliche Aufgaben

• Überprüfen Sie neue Leads im CRM und verfolgen Sie sie innerhalb der vereinbarten Zeitrahmen
• Aktualisieren Sie das CRM mit Lead-Status, Notizen und nächsten Schritten
• Termine vereinbaren und mit Kunden und Agenten bestätigen
• Exposés und Objektinformationen zeitnah verschicken
• Prüfen und verarbeiten Sie eingehende E-Mails für Kunden- und Agentenanfragen
• Bereiten Sie Dokumente für Kundenberatungen vor (z. B. Verträge, Widerrufserklärungen)
• Überwachen Sie die Aufgabetermine, um sicherzustellen, dass kein Prozess ins Stocken gerät
  

Wöchentliche Aufgaben

• Generieren und teilen Sie Lead- und Follow-up-Berichte aus CRM
• Stellen Sie sicher, dass die Immobilienangebote auf Portalen aktualisiert und korrekt sind
• Bereite wöchentliche Verfügbarkeitskalender für Agenten vor und verteile sie
• Prüfen Sie ausstehende Verträge und koordinieren Sie Unterschriften oder fehlende Dokumente
• Führen Sie eine Qualitätsprüfung der CRM-Daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit durch
  

Monatliche und nach Bedarf anfallende Aufgaben

• Prüfen Sie das CRM auf inaktive Leads und markieren Sie es zur Reaktivierung oder Archivierung
• Aktualisierung und Pflege von Dokumentvorlagen (Verträge, Broschüren, Formulare)
• Stimmen Sie sich mit dem Marketingteam ab, um sicherzustellen, dass die Angebote die neuesten Medien enthalten
• Unterstützen Sie das Onboarding neuer Agenten in CRM- und Dokumenten-Workflows
• Unterstützung bei der Erstellung von Compliance-Unterlagen (Widerrufsbelehrung, DSGVO)
• Bringen Sie Ideen zur Verbesserung der Backoffice-Prozesse und Arbeitsabläufe ein

Du bringst 1 Jahr Erfahrung in einer Position im Bereich Immobilien, Verwaltung oder Betriebsunterstützung. Sie sind mit CRMs, Dokumenten-Workflows und Immobilienprozessen vertraut.

Sie verfügen über solide organisatorische Fähigkeiten, viel Liebe zum Detail und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Sie sind proaktiv, zuverlässig und selbstmotiviert und verfügen über ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. Vertrautheit mit Immobilienvertragsarten, Compliance-Regeln und digitalen Tools ist von Vorteil.

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Sie berichten an den Teamleiter oder Marketingleiter für Immobilien (je nach Struktur). Der Erfolg in dieser Rolle wird an der Qualität, Aktualität und Genauigkeit der von Ihnen geleisteten Unterstützung gemessen. Sie stimmen sich mit den Agenten und der Geschäftsleitung über ein gemeinsames CRM ab, um reibungslose Arbeitsabläufe zu gewährleisten.

Wichtige Kennzahlen

• Geschwindigkeit und Konversionsrate der Lead-Nachverfolgung
• Terminausfüllrate im Vergleich zu geplanten Anrufen
• Genauigkeit und Vollständigkeit der Vertrags-/Dokumenten-Workflows
• CRM-Datenintegrität und Aktualisierungskonformität
• Zufriedenheit der Agenten mit Ihrem Support (Feedback oder Scorecards)

Du solltest mit CRMs (Dateneingabe, Tagging, Reporting), digitalen Dokumentensystemen, Angebotsportalen und Koordinationstools (z. B. Google Workspace, Slack) vertraut sein. Erfahrung mit Vertragsvorlagen und rechtlichen Dokumenten (z. B. Widerrufserklärungen) ist sehr wertvoll.

• CRM-Nutzung (Lead-Tracking, Updates, Berichterstattung)
• Portal-Workflows auflisten und Dokumente hochladen
• Vertrags-/Dokumentenvorbereitung und Versionskontrolle
• Digitale Kommunikations- und Koordinationstools
• Grundlegendes Verständnis von Immobilien-Compliance

Sie werden eng mit Agenten, Kunden und internen Teams zusammenarbeiten, daher muss die Kommunikation ausgefeilt, klar und zeitnah sein. Sie sind äußerst zuverlässig, halten Termine ohne Erinnerungen ein, und Sie antizipieren, was als Nächstes kommt, bevor es dringend wird.

Sie müssen ein starker Mitarbeiter sein — Sie unterstützen die Agenten und respektieren gleichzeitig ihre Autonomie. Vor allem handeln Sie mit Integrität und stellen sicher, dass jedes Dokument, jede Kommunikation und jeder Prozess den Premium-Standards und gesetzlichen Anforderungen von MorgenStreet entspricht.

Als Backoffice-Koordinator beginnen Sie, ein tiefes Verständnis des Immobilienbetriebs zu erlangen. Bei gleichbleibender Leistung können Sie in Rollen wie Spezialist für Immobilienoperationen oder Leiter des Immobilienbetriebsund übernimmt mehr Verantwortung für Arbeitsabläufe, Lieferantenkoordination und Prozessgestaltung in der gesamten Behörde.

Meilensteine des Wachstums

1. Beherrschung aller Backoffice-Supportaufgaben
2. Verantwortung für CRM- und Dokumenten-Workflows
3. Prozessverbesserung und Standardisierung
4. Beaufsichtigung des Nachwuchspersonals
5. Erweiterung in operative Führungspositionen

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