Assistentin der Geschäftsleitung

Als Executive Assistant verwaltest du den Posteingang des Gründers und stellst sicher, dass E-Mails gefiltert, markiert, priorisiert und mithilfe von Vorlagen oder Antwortentwürfen beantwortet werden. Du verwaltest den Kalender, planst und verschiebst Besprechungen über Zeitzonen hinweg und stellst gleichzeitig sicher, dass die Prioritäten bei der Zeiteinteilung berücksichtigt werden.

Sie sorgen dafür, dass das CRM-System sauber und auf dem neuesten Stand ist: Leads hinzufügen, Status aktualisieren, Duplikate zusammenführen, korrekt taggen und Berichte erstellen. Du markierst festgefahrene Deals, bereitest Zusammenfassungen für Sales-Check-Ins vor und hebst Empfehlungen für die nächsten Schritte auf, um die Dynamik aufrechtzuerhalten.

Du unterstützt den Angebotsbetrieb, indem du die Texte von Immobilienangeboten vorbereitest und korrekturliest, Immobiliendaten auf Plattformen hochlädst und fehlende Informationen zwischen Verkäufern, Maklern und Marketing koordinierst. Sie helfen auch bei der Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Verträgen und stellen sicher, dass die Dokumente korrekt, professionell und pünktlich geliefert werden.

Darüber hinaus unterstützen Sie die Vertriebsarbeit und die Kampagnenvorbereitung, indem Sie Vorlagen entwerfen, Tagging und Sequenzen im CRM verwalten und Folgemaßnahmen koordinieren. Du bereitest Recherchen und Hintergrundinformationen für die Öffentlichkeitsarbeit vor, sodass der Gründer immer umfassend informiert an den Gesprächen teilnimmt.

Die betriebliche Unterstützung wird sich auf die Aufrechterhaltung der Dateiorganisation, die Aktualisierung interner Systeme und die Dokumentation wiederholbarer Prozesse als Standardarbeitsanweisungen (SOPs) erstrecken. Außerdem entwirfst oder koordinierst du Antworten für Bewerber, Kunden und Partner und stellst so sicher, dass die Kommunikation einheitlich und professionell abläuft.

Mit der Zeit wirst du immer proaktiver — du erledigst nicht nur Aufgaben, sondern antizipierst auch die Bedürfnisse des Gründers, vermeidest Engpässe und schlägst Verbesserungen vor, die Zeit sparen und Arbeitsabläufe stärken.

Tägliche Aufgaben

• Posteingangsverwaltung — Filtern, Taggen, Priorisieren, Verfassen von Antwortvorlagen, Markieren dringender Nachrichten.
• Kalenderverwaltung — Bestätigen Sie Besprechungen, verschieben Sie Termine, lösen Sie Konflikte, stimmen Sie sich an Prioritäten ab.
• CRM-Updates — Leads hinzufügen, Status aktualisieren, Duplikate zusammenführen, richtige Tags anwenden.
• Nachverfolgung — Markiere festgefahrene Deals, schlage nächste Schritte vor und bereite Erinnerungen für den Gründer vor.
• Dokumentenunterstützung — Bereiten Sie Angebote, Rechnungen und Kundendokumente vor.
• Unterstützung für Inserate — Angebote aktualisieren oder hochladen, Text korrigieren, fehlende Informationen koordinieren.
• Kommunikation — Antworten verfassen oder an Bewerber, Kunden oder Partner senden.
• Dateiverwaltung — Pflegen Sie die Ordnerstruktur, wenden Sie Namenskonventionen an, laden Sie Dateien hoch.
  

Wöchentliche Aufgaben

• CRM-Reporting — Erstellen Sie einen Überblick über die Pipeline, heben Sie festgefahrene Geschäfte hervor und fassen Sie Kennzahlen zusammen.
• Vertriebs- und Outreach-Support — Bereite Vorlagen vor, aktualisiere das Kampagnen-Tagging und unterstütze Folgemaßnahmen.
• SOP-Updates — Dokumentieren Sie neue Prozesse oder verbessern Sie bestehende.
• Betriebsüberprüfung — Identifizieren Sie Engpässe und schlagen Sie Prozessverbesserungen vor.
• EA-Pod-Koordination — Synchronisiere dich mit anderen EA, um Berichterstattung und Zuständigkeiten aufeinander abzustimmen.
  

Monatliche Aufgaben

• Pipeline- und CRM-Reporting — Verschaffen Sie sich einen vollständigen monatlichen Überblick über Leads, Deals und Conversions.
• Rechnungsstellung und Zahlungen — Prüfen Sie ausgestellte Rechnungen, verfolgen Sie Zahlungen und verfolgen Sie ausstehende Rechnungen.
• Angebots- und Vertragsprüfung — Prüfen Sie Vorlagen und Verträge auf Richtigkeit und Konsistenz.
• Angebotsprüfung — Überprüfe aktive Angebote, aktualisiere Medien, behebt fehlende Informationen.
• SOP und Systemaktualisierung — Aktualisierung und Verfeinerung der Standardarbeitsanweisungen.
• Prozessverbesserungen — Identifizieren und schlagen Sie neue Workflow-Effizienzen vor.
• Datei- und Archivbereinigung — Sicherung, Reorganisation und Archivierung alter Dateien.
• Aktualisierung von Vorlagen und Inhalten — Aktualisieren Sie Vorschläge, Präsentationen, E-Mail-Vorlagen und Grafiken.
• EA-Pod-Koordination — Monatliche Synchronisation der Aufgabenteilung, Übergaben und Berichterstattung.
• Umfassende CRM-Bereinigung — Deduplizierung, Segment-/Tag-Überprüfung, ältere Korrekturen.
  

Nach Bedarf//Ad Hoc

• Kampagnenunterstützung — Richten Sie neue Vorlagen für die Öffentlichkeitsarbeit ein, erstellen Sie Sequenzkennzeichnungen und suchen Sie nach potenziellen Kunden.
• Onboarding — Bereite Konten, Dokumente und Zugangsmöglichkeiten für neue Teammitglieder oder Freelancer vor.
• Medienkoordination — Verwalte den Upload von Fotos/Videos, trete mit dem Kreativteam in Kontakt.
• Sonderprojekte — Unterstützung bei Marktforschungen, Partnerschaften, Veranstaltungen und Kundenerlebnisprojekten.
• Website-Updates — Koordinieren Sie kleinere Inhaltsänderungen oder Web-Updates.
• Wichtige Kommunikation — Bereiten Sie massenhafte Kunden- oder Partner-Updates vor (Ankündigungen, Newsletter).
• Systemmigrationen — Unterstützen Sie Datenmigration und Tool-Upgrades bei Bedarf.
• Angebotsspezifischer Support — Sammeln Sie Daten, bereiten Sie Materialien vor und stimmen Sie sich mit dem Marketing für Sonderverkäufe ab.
• Textbearbeitung — Bearbeiten oder verfeinern Sie Angebotsbeschreibungen, Marketingtexte oder E-Mail-Entwürfe.

Du bringst Mehr als 3 Jahre Erfahrung in Funktionen als Assistent der Geschäftsleitung, in der Verwaltung oder im operativen Support. Sie haben in dynamischen, schnelllebigen oder Remote-First-Umgebungen gearbeitet und sind mit der Verwaltung mehrerer Prioritäten vertraut. Erfahrung in den Bereichen Immobilien, professionelle Dienstleistungen oder internationale Geschäfte sind von Vorteil, aber nicht erforderlich.

Du beherrschst Tools für Produktivität und Zusammenarbeit (Google Workspace, Projektmanagement-Plattformen wie Trello oder Asana, Slack, Zoom). Du fühlst dich wohl dabei, schnell neue Tools zu erlernen, egal ob CRM-Systeme, Dateiverwaltungsprozesse oder Rechnungssoftware.

Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch sind unerlässlich; Deutsch ist von Vorteil. Am wichtigsten ist, dass Sie detailorientiert, diskret und zuverlässig sind — jemand, dem man vertrauen kann, dass er den Gründer vertritt und vertrauliche Informationen mit einem Höchstmaß an Professionalität verwaltet.

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Der Executive Assistant berichtet direkt an den Gründer und Geschäftsführer und arbeitet eng mit den anderen EA im Team zusammen. Erfolg wird an Ihrer Fähigkeit gemessen, die betriebliche Arbeitsbelastung des Gründers zu reduzieren, die systemübergreifende Konsistenz zu verbessern und die Gesamtproduktivität zu steigern.

Leistungskennzahlen

1. Genauigkeit und Aktualität der Posteingangsverwaltung und Kommunikation.
2. Kalendereffizienz und Reduzierung von Planungskonflikten.
3. Integrität und Zuverlässigkeit der CRM-Daten (Updates, Tagging, Reporting).
4. Qualität und Pünktlichkeit von Angeboten, Rechnungen und Dokumenten.
5. Richtigkeit und Vollständigkeit der Immobilienangebote.
6. Reaktionsfähigkeit und Nachverfolgung von Kampagnen- und Kundenaufgaben.
7. Beitrag zur Gesamtzeit, die der Gründer gespart hat.

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Sie sollten fließend mit digitalen Tools umgehen können und sich in der Verwaltung von Online-Workflows sicher fühlen. Dazu gehören Dokumenten- und Kalendermanagement, CRM-Systeme und Kollaborationsplattformen. Erfahrung in der Finanzverwaltung (Rechnungsstellung, Spesenverfolgung) ist hilfreich.

Technische Fähigkeiten

1. Google Workspace (Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Kalender, Drive).
2. Projektmanagement-Tools (Trello, Asana oder ähnlich).
3. CRM-Systeme für Lead-Tracking, Tagging und Reporting.
4. Kommunikationsplattformen (Slack, Zoom).
5. Vorbereitung von Dokumenten/Vorlagen und SOP-Erstellung.
6. Angebots-, Rechnungs- und Angebotsverwaltung.
7. Grundlegende Rechnungsstellung und Finanzverfolgung.

Diese Rolle erfordert Diskretion, Zuverlässigkeit und starke zwischenmenschliche Fähigkeiten. Sie agieren oft als verlängerter Arm des Gründers, vertreten ihn in der Kommunikation und sorgen für einen gleichbleibenden Ton und Professionalität. Sie sollten gut organisiert und diszipliniert sein und in der Lage sein, mehrere Aufgaben zu bewältigen, ohne die Details aus den Augen zu verlieren.

Proaktivität ist unerlässlich: Sie antizipieren Bedürfnisse, bevor sie dringend werden, und verhindern Probleme, bevor sie entstehen. Sie passen sich schnell an sich ändernde Prioritäten an, sind in einer Remote-First-Umgebung erfolgreich und liefern Ergebnisse mit minimaler Überwachung. Vor allem legen Sie Wert auf Vertrauen und Integrität, da Sie wissen, dass Ihre Rolle für die Fähigkeit des Gründers, sich auf eine hochwertige Führung zu konzentrieren, von zentraler Bedeutung ist.

Menschliche Fähigkeiten

1. Vertrauenswürdigkeit und Vertraulichkeit.
2. Klare und professionelle Kommunikation.
3. Starke organisatorische Disziplin und Priorisierung.
4. Proaktive, vorausschauende Unterstützung.
5. Anpassungsfähigkeit und Belastbarkeit in dynamischen Situationen.
6. Zuverlässigkeit und Nachverfolgung.

Die Rolle des Executive Assistant beginnt mit der Kernunterstützung: Posteingang, Kalender, CRM, Angebote und Admin-Workflows. Wenn Sie Konsequenz und Eigeninitiative unter Beweis stellen, übernehmen Sie umfassendere Aufgaben in den Bereichen Prozessverbesserung, Berichterstattung und Projektkoordination. Im Laufe der Zeit kann sich die Rolle weiterentwickeln zu Betriebsleiter, wo Sie Systeme, Workflows und Anbieter verwalten und möglicherweise andere Support-Mitarbeiter beaufsichtigen.

Meilensteine des Wachstumspfads

1. Beherrschung der Unterstützung von Posteingang, Kalender, CRM und Inseraten.
2. Eigentum an Angeboten, Rechnungen und Workflow-Unterlagen.
3. Prozessverbesserungen und SOP-Erstellung.
4. Beitrag zur Berichterstattung, Verkaufszusammenfassungen und Analysen im nächsten Schritt.
5. Übergang in die Aufgaben des Betriebsleiters.

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