Administrative Assistant

Als Praktikant in der Verwaltungsassistenz ist es deine Aufgabe unterstütze den täglichen Betrieb und lerne gleichzeitig. Sie arbeiten mit unseren Executive Assistants und Immobilienmaklern zusammen und stellen sicher, dass bei der Kundenreise kein Detail übersehen wird.

Du hilfst bei CRM-Updates, Posteingang- und Kalenderunterstützung sowie Kundenbetreuung. Du hilfst bei der Erstellung von Dokumenten wie Exposés, Vorschlägen und Compliance-Formularen und unterstützt den Marketing- und Angebotsprozess, indem du fehlende Informationen und Korrekturlesematerialien koordinierst.

Bei der Rolle des Verwaltungsassistenten geht es nicht um Beobachtung, sondern aktiver Beitrag. Vom ersten Tag an werden Sie mit sinnvollen Aufgaben betraut, die für unsere Kunden und unser Team einen Unterschied machen.

Tägliche Aufgaben

• Unterstützen Sie die Posteingangsverwaltung, indem Sie Vorlagen für Antworten taggen, priorisieren und verfassen.
• Unterstützen Sie die Kalenderplanung für Agenten und Führungskräfte.
• Aktualisieren Sie CRM-Datensätze mit Kundendetails, Follow-ups und Statusänderungen.
• Senden Sie auf Anfrage Exposés, Angebote und grundlegende Kundendokumente.
• Helfen Sie bei der Koordination von Immobilienangeboten: Hochladen, Korrekturlesen und Markieren fehlender Details.
• Behalten Sie die Ordnerstruktur und die Dateiorganisation bei.
  

Wöchentliche Aufgaben

• Überprüfen Sie CRM-Daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
• Unterstützung bei der Erstellung wöchentlicher Pipeline- und Aktivitätsberichte.
• Helfen Sie bei der Überprüfung der Angebote, um sicherzustellen, dass aktive Immobilien auf dem neuesten Stand sind.
• Shadow EA-Team bei der Vorbereitung von Verträgen und Compliance-Dokumenten.
• Tragen Sie zur Aktualisierung der Vorlagen und der SOP-Dokumentation bei.
  

Monatliche und nach Bedarf anfallende Aufgaben

• Hilfe bei der monatlichen CRM-Bereinigung (Deduplizierung, Statusüberprüfungen).
• Helfen Sie bei der Aktualisierung von Dokumentvorlagen, Broschüren und Präsentationen.
• Unterstützen Sie das Onboarding neuer Teammitglieder, indem Sie Konten und Zugänge vorbereiten.
• Stimmen Sie sich mit dem Marketingteam ab, um sicherzustellen, dass die Angebote auf das Branding abgestimmt sind.
• Bieten Sie Forschungsunterstützung für spezielle Projekte, Partnerschaften oder Veranstaltungen an.

Diese Rolle ist für Einzelpersonen konzipiert Beginn oder Neuanfang ihres Karriereweges. Vielleicht haben Sie gerade Ihren Abschluss gemacht, kehren zurück ins Berufsleben oder sind ein Expat, der nach Ihrer ersten Stelle in Deutschland sucht. Was am wichtigsten ist, ist dein Motivation zum Lernen, Liebe zum Detail und Bereitschaft, Verantwortung für Aufgaben zu übernehmen. Sie sind eine organisierte, motivierte Person, die eine Karriere in der Immobilienbranche oder im Geschäftsbetrieb anstrebt. Es sind keine Vorkenntnisse im Immobilienbereich erforderlich, Sie sollten jedoch Folgendes mitbringen:

• Starke Liebe zum Detail und organisatorische Fähigkeiten.
• Kenntnisse im Umgang mit digitalen Tools (Google Workspace, E-Mail, Online-Plattformen).
• Neugierde, Immobilienprozesse und Compliance-Anforderungen kennenzulernen.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch; Englisch ist von Vorteil.
• Eine proaktive Einstellung mit der Bereitschaft, Verantwortung für Aufgaben zu übernehmen, wenn Sie Selbstvertrauen gewinnen.

Sie melden sich beim Assistenten der Geschäftsleitung und arbeiten Sie zusammen mit dem Gründer und Geschäftsführer. Erfolg wird daran gemessen, wie proaktiv Sie am ersten Tag sind, und an Fortschritt, Zuverlässigkeit und nachgewiesenes Lernen. Letztlich wird der Erfolg in dieser Rolle an Ihrem Wachstum, Ihrer Zuverlässigkeit und Ihrer Fähigkeit gemessen, im Laufe der Zeit mehr Verantwortung zu übernehmen.

Wichtige Kennzahlen

• Genauigkeit der CRM-Daten und Dokumentaktualisierungen.
• Pünktlichkeit der Aufgabenerledigung unter Aufsicht.
• Beitrag zu reibungslosen Agenten- und EA-Workflows.
• Nachgewiesenes Lernen und Fähigkeit, komplexere Aufgaben selbständig zu bewältigen.

• Grundlegende CRM-Dateneingabe und -aufzeichnung.
• Digitale Kommunikationstools (E-Mail, Kalender, Videoanrufe).
• Dateiverwaltung und Dokumentformatierung.
• Umgang mit Immobilienportalen und Vertragsabläufen (muss vor Ort erlernt werden).

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• Zuverlässigkeit und Lernbereitschaft.
• Professionelle Kommunikation mit Kollegen und Kunden.
• Teamgeist und Offenheit für Feedback.
• Anpassungsfähigkeit und Problemlösungsmentalität.
• Bekenntnis zu den Werten von MorgenStreet wie Vertrauen, Kreativität und langfristiges Denken.

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Das Praktikum als Verwaltungsassistent ist als Sprungbrett in eine Position als Assistent der Geschäftsleitung konzipiert. Du beginnst mit beaufsichtigten Aufgaben, leitest Arbeitsabläufe selbstständig und bereitest dich schließlich darauf vor, alle EA-Aufgaben zu übernehmen, wenn sich die Gelegenheit ergibt.

Meilensteine des Wachstums

1. Beherrschen Sie grundlegende Posteingang-, Kalender- und CRM-Updates.
2. Unterstützende Angebote, Dokumente und Kundenkommunikation.
3. Umgang mit wiederkehrenden Arbeitsabläufen mit zunehmender Unabhängigkeit.
4. Übernahme der Verantwortung für Compliance- und Berichtsprozesse.
5. Übergang in ein vollständiges Rolle als Assistentin der Geschäftsleitung.

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