Operations Manager

Als Operations Manager übernimmst du die Verantwortung für die internen Abläufe von MorgenStreet. Du leitest den Backoffice-Koordinator und das Support-Team und stellst sicher, dass alle Arbeitsabläufe zuverlässig ablaufen, von der Leadaufnahme bis zum Vertragsabschluss.

Du bist verantwortlich für Prozessdesign — Planung der Kundenerfahrungen, Compliance-Schritte und Support-Aktivitäten für Agenten und deren anschließende Umsetzung in effiziente Arbeitsabläufe. Sie beaufsichtigen das CRM als zentrale Informationsquelle, wahren die Datenintegrität und generieren umsetzbare Erkenntnisse.

Sie stimmen sich mit Agenten, Marketing und Führungskräften ab, um Engpässe zu identifizieren, Systeme zu rationalisieren und skalierbare Prozesse aufzubauen. Dazu gehören das Compliance-Management (z. B. Widerrufsbelehrung, DSGVO-Dokumentation), die Überwachung der Listungs- und Vertragsabläufe und die Sicherstellung, dass kein Lead oder keine Transaktion übersehen wird.

Ihre Arbeit sorgt dafür, dass MorgenStreet wie ein erstklassige, moderne und zuverlässige Boutique-Agentur, mit Systemen, die den Agenten Freiheit, das Vertrauen der Kunden und die Sichtbarkeit der Führung bieten.

Tägliche Aufgaben

• Überwachen Sie CRM auf Genauigkeit, Lead-Aufnahme und Datenfluss.
• Unterstützen und überwachen Sie die Aufgaben des Backoffice-Koordinators und bieten Sie bei Bedarf Beratung an.
• Stellen Sie sicher, dass Kundenanfragen, Dokumente und Termine rechtzeitig bearbeitet werden.
• Verfolgen Sie aktive Geschäfte, um zu bestätigen, dass die Compliance-Schritte abgeschlossen sind.
• Kommunizieren Sie die täglichen Prioritäten und stimmen Sie sich mit den Agenten ab.
  

Wöchentliche Aufgaben

• Überprüfen Sie die Pipeline und besprechen Sie die Fortschritte mit der Führung.
• Führen Sie CRM- und Workflow-Audits durch, um Lücken oder Engpässe zu identifizieren.
• Koordinieren Sie die Angebotserstellung und die Marketingausrichtung aller aktiven Immobilien.
• Aktualisieren und dokumentieren Sie SOPs für wiederkehrende Prozesse.
• Synchronisieren Sie sich wöchentlich mit dem Backoffice-Team, um Aufgaben und Kapazitäten zu überprüfen.
  

Monatliche und nach Bedarf anfallende Aufgaben

• Erstellen Sie monatliche Berichte über betriebliche KPIs (CRM, Verträge, Compliance, Bearbeitungszeiten).
• Überprüfen und aktualisieren Sie die Vertrags-/Dokumentvorlagen auf Richtigkeit.
• Überwachen Sie Compliance-Audits für aktive und abgeschlossene Geschäfte.
• Leitet Initiativen zur Systemverbesserung (CRM-Automatisierung, Integration mit Tools).
• Integrieren Sie neue Agenten oder Support-Mitarbeiter in betriebliche Arbeitsabläufe.
• Schlagen Sie der Führung operative Verbesserungen vor und setzen Sie vereinbarte Änderungen um.

Du bringst 3—4 Jahre Erfahrung in den Bereichen Betrieb, Betriebswirtschaft oder Immobilienbetreuung, mit nachgewiesener Fähigkeit, Workflows zu entwerfen und zu verwalten. Erfahrung in Immobilien, Premium-Dienstleistungen oder einer anderen regulierten Branche ist von Vorteil.

• Starke operative und organisatorische Fähigkeiten.
• Praktische Erfahrung mit CRMs, Workflow-Design und Reporting.
• Solides Verständnis der Compliance-Prozesse (Verträge, Datenschutz).
• Analytische Denkweise mit der Fähigkeit, Daten in Verbesserungen umzusetzen.
• Exzellente Kommunikation auf Deutsch; Englisch wird sehr geschätzt.
• Führungsqualitäten zur Anleitung und Betreuung von Support-Mitarbeitern.

Sie melden sich beim Gründer und Geschäftsführer und arbeiten Sie mit Agenten und Marketingleitern zusammen. Der Erfolg wird gemessen an Reibungsloser, zuverlässiger und skalierbarer Betrieb.

Wichtige Kennzahlen

• CRM-Genauigkeit und Datenintegrität.
• Einhaltung der Vorschriften (Verträge, Widerrufsbelehrung, DSGVO).
• Führen und dokumentieren Sie die Bearbeitungszeiten.
• Zufriedenheit der Agenten mit der operativen Unterstützung.
• Reduzierung von Engpässen durch Prozessverbesserungen.

• CRM-Management und Berichterstattung.
• Workflow-Automatisierung und Prozessdokumentation.
• Vertrags-/Dokumentenvorbereitung und Konformitätsprüfungen.
• Vertrautheit mit Angebotsportalen und Workflows für digitale Immobilien.
• Gute Beherrschung der Tools für digitale Zusammenarbeit (Google Workspace, Slack, Zoom).

• Systemdenken — Fähigkeit, skalierbare Prozesse zu entwerfen.
• Führung — Anleitung der Support-Mitarbeiter bei gleichzeitiger Förderung der Zusammenarbeit.
• Integrität und Zuverlässigkeit beim Compliance-Management.
• Kommunikation — Brückenschlag zwischen Führung, Agenten und Backoffice
• Proaktive Denkweise zur Problemlösung und Prozessverbesserung.

Diese Rolle beginnt mit der Verantwortung für den Backoffice-Betrieb und das direkte Supportmanagement. In dem Maße, in dem MorgenStreet wächst, wird der Operations Manager die Leitung einer größeren Supportstruktur übernehmen, mehrere Backoffice-Koordinatoren und Betriebsspezialisten leiten und fortschrittliche Systeme und Automatisierung einführen.

Meilensteine des Wachstums

1. Beherrschung der aktuellen Arbeitsabläufe und des CRM-Managements.
2. Unabhängige Führung von Backoffice- und Compliance-Prozessen.
3. Implementierung verbesserter Systeme und Automatisierung.
4. Erweiterung zur Leitung eines wachsenden Betriebsteams.
5. Strategische Rolle bei der Gestaltung des operativen Rückgrats von MorgenStreet in großem Maßstab.

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